Что такое функция планирования в управлении? Рассмотрим в данной статье.
Планирование означает заглядывание в будущее и составление плана будущих действий. Это подготовительный этап. Это систематическая деятельность, определяющая, когда, как и кто будет выполнять определенную работу. Планирование — это детальная программа будущих действий.
Правильно говорят: «Хорошо спланированное — наполовину сделанное». Поэтому при планировании учитываются имеющиеся и перспективные человеческие и физические ресурсы организации, чтобы добиться эффективной координации, вклада и идеальной корректировки. Это основная функция управления, которая включает в себя разработку одного или нескольких детальных планов для достижения оптимального баланса потребностей или запросов с имеющимися ресурсами.
По словам Урвика, «планирование — это ментальная предрасположенность к тому, чтобы делать все упорядоченно, думать, прежде чем действовать, и действовать в свете фактов, а не предположений». Планирование — это выбор наилучшей альтернативы среди других вариантов выполнения различных управленческих функций для достижения заранее поставленных целей.
По мнению Koontz & O’Donell, «планирование — это заблаговременное принятие решения о том, что делать, как делать и кто должен это делать. Планирование преодолевает разрыв между тем, где мы находимся, и тем, куда мы хотим попасть. Оно делает возможным то, что иначе не могло бы произойти».
Функция планирования в управлении включает в себя следующие этапы
Определение целей
- Планирование требует системного подхода.
- Планирование начинается с постановки целей и задач, которые должны быть достигнуты.
- Цели служат обоснованием для проведения различных мероприятий, а также указывают направление усилий.
- Кроме того, цели концентрируют внимание менеджеров на конечных результатах, которые должны быть достигнуты.
- По сути, цели являются основой процесса планирования. Поэтому цели должны быть сформулированы ясно, четко и недвусмысленно. В противном случае предпринимаемые действия будут неэффективны.
- По возможности, цели должны быть выражены в количественных показателях. Например, количество работающих, выданная заработная плата, произведенная продукция и т.д. Но такая цель не может быть сформулирована в количественных терминах, как производительность менеджера по контролю качества, эффективность менеджера по персоналу.
- Такие цели должны быть сформулированы в качественных терминах.
- Следовательно, цели должны быть практичными, приемлемыми, выполнимыми и достижимыми.
Создание объектов планирования
- Предпосылки планирования — это предположения о живой форме событий в будущем.
- Они служат основой планирования.
- Установление предпосылок планирования связано с определением того, где человек склонен отклоняться от реальных планов и причин таких отклонений.
- Необходимо выяснить, какие препятствия возникают на пути бизнеса в процессе деятельности.
- Создание помещений для планирования направлено на принятие таких мер, которые в значительной степени позволяют избежать этих препятствий.
- Планирование может быть внутренним или внешним. К внутренним относятся политика капиталовложений, трудовые отношения в руководстве, философия управления и т.д. К внешним относятся социально-экономические, политические и экономические изменения.
- Внутренние объекты являются контролируемыми, а внешние — неконтролируемыми.
Выбор альтернативного варианта действий
- При наличии прогноза и предпосылок необходимо рассмотреть ряд альтернативных вариантов действий.
- Для этого каждая альтернатива должна быть оценена путем взвешивания ее «за» и «против» с учетом имеющихся ресурсов и требований организации.
- Достоинства и недостатки, а также последствия каждой альтернативы должны быть изучены до того, как будет сделан выбор.
- После объективной и научной оценки выбирается наилучшая альтернатива.
- Для оценки устойчивости той или иной альтернативы специалистам по планированию следует использовать различные количественные методы.
Формирование производственных планов
- Производные планы — это подпланы или второстепенные планы, которые помогают в реализации основного плана.
- Вторичные планы вытекают из основного плана. Они предназначены для поддержки и ускорения реализации основных планов.
- К таким детальным планам относятся политика, процедуры, правила, программы, бюджеты, графики и т.д. Например, если основной целью предприятия является максимизация прибыли, то производные планы будут включать максимизацию продаж, максимизацию производства и минимизацию затрат.
- Производные планы указывают временной график и последовательность выполнения различных задач.
Обеспечение сотруднечества
- После того как планы определены, необходимо, а скорее даже целесообразно, взять в доверие подчиненных или тех, кто должен реализовывать эти планы.
- Это делается для того, чтобы они были уверены в своих силах.
- Подчиненные могут почувствовать мотивацию, поскольку они вовлечены в процесс принятия решений.
- Организация может получить ценные предложения и улучшения в формулировании и реализации планов.
- Кроме того, сотрудники будут более заинтересованы в выполнении этих планов.
Контроль/оценка планов
- После выбора конкретного плана действий он приводится в действие.
- После реализации выбранного плана важно оценить его эффективность.
- Это делается на основе обратной связи или информации, полученной от заинтересованных подразделений или лиц.
- Это позволяет руководству устранить отклонения или внести изменения в план.
- Этот шаг устанавливает связь между функциями планирования и контроля.
- Контроль должен идти параллельно с реализацией планов, чтобы в свете сделанных замечаний можно было сделать будущие планы более реалистичными.
Мы перечислили все этапы, которая в себя включает функция планирования в управлении.