Аудит человеческих ресурсов — это комплексный метод объективной и систематической проверки текущей практики, документации, политики и процедур, преобладающих в системе управления персоналом организации .
Эффективный кадровый аудит помогает выявить необходимость улучшения и усиления функции управления персоналом. Он также помогает организации поддерживать соответствие постоянно меняющимся правилам и положениям.
Таким образом, HR-аудит помогает проанализировать разрыв между тем, «какова текущая HR-функция» и «какой должна быть/могла бы быть наилучшая возможная HR-функция» в организации.
Хотя аудит кадров не является обязательным, как финансовый аудит, тем не менее, организации в наши дни предпочитают регулярные аудиты кадров. Это позволяет проверить существующую систему управления персоналом в соответствии с политикой, стратегиями и целями организации, а также требованиями законодательства. HR-аудитор может быть внутренним или внешним по отношению к организации. Как правило, HR-консалтинговые компании предоставляют услуги внешних HR-аудиторов.
Для того чтобы аудит был успешным, высшему руководству необходимо четко определить условия и объем аудита перед внешней фирмой. Это включает в себя:
- Определение точной цели аудита, а именно. проверка соблюдения требований законодательства и политики организации,
- Выявление проблемных областей во избежание кризисных ситуаций при соответствующем планировании,
- Анализ способов лучшего удовлетворения потребностей соответствующих сторон – сотрудников, партнеров или общества,
- Измерение рабочих процессов,
- Поиск возможностей, связанных с HR, доступных в организации,
- Решение вопросов слияний и поглощений и т. д.
Основные компоненты системы управления персоналом, которые обычно проверяются, включают:
- документацию,
- должностные инструкции,
- кадровую политику,
- правовую политику,
- набор и отбор,
- обучение и развитие,
- систему вознаграждений и льгот для сотрудников,
- управление карьерой,
- отношения с сотрудниками,
- процесс измерения и оценки производительности,
- ключевые показатели эффективности и информационные системы управления персоналом (HRIS).
Аудит человеческих ресурсов. Этапы
Весь процесс кадрового аудита в общих чертах разделен на следующие этапы:
- информация перед аудитом,
- проверка на месте,
- проверка записей
- аудиторский отчет .
Первые три этапа включают обширный сбор как количественной, так и качественной информации. Метод сбора информации зависит от размера целевой аудитории, наличия времени и типа данных, которые необходимо собрать.
Фаза предоставления информации перед аудитом включает в себя:
- анализ политики организации,
- руководств по управлению персоналом,
- справочников для сотрудников,
- отчетов которые составляют основу работы в организации.
Следующий этап проверки на месте включает:
- анкетирование,
- интервью,
- наблюдение,
- неформальные дискуссии,
- опросы
Этап проверки записей требует детального изучения текущих кадровых записей, файлов сотрудников, статистики прогулов и текучести кадров, уведомлений, требований о компенсации, оценок производительности и т. д.
На основе собранных таким образом данных составляется контрольный список кадрового делопроизводства, который является широко используемым методом проведения кадрового аудита. В методе контрольного списка — это список всех проверяемых системных сведений, а именно. политика, процедуры или практика создаются последовательным образом. По каждому конкретному пункту упоминается реальная практика, которой следует организация.
Затем установленная практика и фактическая практика сравниваются для определения соответствия между ними, а также для анализа отклонений от соответствия. На основе этого анализа в итоговый аудиторский отчет включаются соответствующие выводы и рекомендации, подчеркивающие сильные и слабые стороны функции управления персоналом, а также необходимые улучшения по мере необходимости.
Кадровый аудит, таким образом, способствует максимально эффективному использованию внутренних ресурсов и максимизации эффективности человеческого капитала в организации. В то же время это полезно для оптимизации процессов и практик управления персоналом с учетом лучших отраслевых практик и стандартов.