Финансовая функция и проектный офис
Современным организациям необходимо практиковать контроль затрат, если они хотят пережить времена рецессии. Учитывая тот факт, что многие компании высшего уровня в настоящее время погрязли в условиях низкого роста и снижения активности, крайне важно, чтобы они максимально контролировали свои расходы. Это может произойти только в том случае, если финансовая служба в этих компаниях будет добросовестной и внимательно следит за понесенными расходами. Помимо этого, компаниям также необходимо повысить эффективность работы своих процессов, и это еще одна роль финансовой функции в современных организациях.
Между различными процессами должна быть синергия, и именно здесь финансовая функция может сыграть решающую роль.
Чтобы не подумать, что финансовая функция, которая по сути является функцией поддержки, должна делать все это сама по себе, полезно отметить, что многие современные организации имеют специальные группы проектных офисов для каждого подразделения, которые выполняют эту функцию.
Другими словами, в то время как финансовая служба контролирует организационные процессы на макроуровне, команды проектного офиса занимаются тем же на микроуровне. Именно по этой причине финансы, составление бюджетов проектов и контроль затрат приобрели такое значение, поскольку, в конце концов, компании существуют для получения прибыли, а финансы — это источник жизненной силы, который определяет, являются ли организации прибыльными или неудачными .
Управление пенсионным фондом и налоговая деятельность финансовой функции
Следующая роль финансовой функции заключается в расчете заработной платы, обработке требований и работе в качестве хранилища пенсионных схем и пособий. Если в США следуют правилу 401(k) и финансовая функция управляет схемами с установленными выплатами и установленными взносами, то в Индии финансовой функцией управляет EPF или Фонды обеспечения сотрудников.
Конечно, только крупные организации имеют специальные трасты EPF, которые заботятся об этих аспектах, и в большинстве других организаций нормой является выступать в качестве посредника в схеме EPF вместе с местным или региональным комиссаром PF (Фонда сбережений).
Третий аспект роли финансовой функции заключается в управлении налогами и их сбором с сотрудников . В то время как в США TDS или налоговый вычет у источника работает иначе, чем в других странах, в Индии и большей части западного мира организации обязаны вычитать налог у источника с сотрудников, соразмерный их заработной плате и льготам.
Финансовая функция также должна координировать свои действия с налоговыми органами и предоставлять ежегодные налоговые декларации, которые составляют основу налоговых деклараций сотрудников. Часто это деликатный и критический процесс, поскольку налоговые правила предписывают очень строгие принципы составления налоговой отчетности.
Расчет заработной платы, обработка претензий и автоматизация
Мы обсудили управление пенсионным фондом и налоговый вычет. Другая роль финансовой функции заключается в своевременной обработке заработной платы и связанных с ней льгот в соответствии с нормативными требованиями.
Претензии сотрудников в отношении медицинских и транспортных пособий должны обрабатываться финансовым отделом . Часто многие организации автоматизируют эту рутинную деятельность, при этом использование программного обеспечения ERP (планирование ресурсов предприятия) и программного обеспечения для автоматизации финансовых рабочих процессов упрощает работу и задачу обработки претензий.
При этом следует помнить, что финансовая служба должна проявлять должную осмотрительность в отношении подаваемых претензий, чтобы гарантировать, что фиктивные претензии и подозрительная деятельность будут обнаружены и пресечены. Это причина, по которой многие организации имеют опытных дипломированных бухгалтеров и финансовых специалистов, отвечающих за финансовую функцию, чтобы этими аспектами можно было управлять профессионально и заслуживающим доверия образом.
Ключевым аспектом здесь является то, что финансовую функцию должны возглавлять люди, обладающие высокой порядочностью, и доверие, оказываемое им руководством, не должно быть злоупотреблено .
В заключение, финансовая функция, хотя и является непрофильным процессом во многих организациях, стала занимать видное место из-за этих аспектов.